Hóa đơn nhập mua xuất thẳng

Lập hóa đơn nhập mua xuất thẳng

-        Chức năng: Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất/ công trình mà không thông qua kho. Trường hợp này thường xảy ra đối với doanh nghiệp ngành xây lắp.

-        Thường trong ngành xây lắp theo các công trình, phòng kế toán khi mua hàng sẽ thực hiện xuất thẳng cho các công trình chứ không thực hiện những phiếu xuất.

-        Về quản lý số liệu tồn kho, chương trình sẽ tự động tạo ra 1 chứng từ phiếu xuất kho ảo với mã hàng và số lượng bằng phiếu nhập

-        Đường dẫn:   Mua hàng\ Sơ đồ\ Nhập mua\ Nhập xuất thẳng

Thông tin chung

 - Mã NCC: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là NCC mới chưa có trong danh sách hoặc muốn sửa thông tin NCC thì các bạn lựa chọn các nút <<Thêm>>, <<Sửa>>,…ngay trong cửa sổ nhập hàng

- Địa chỉ:              Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp

- Người giao:        Không bắt buộc

- Diễn giải:           Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào.

- Ngày lập chứng từ:       Ngày cập nhật chứng từ

- Ngày hạch toán:            Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.

- Quyển chứng từ:           Mã quyển chứng từ

- Số chứng từ:                  Số chứng từ theo định dạng ngầm định trong quyển chứng từ

- Tỷ giá:                            Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

- Trạng thái:                     Đã/ Chưa ghi sổ cái.

►  Phần Chi tiết:

- Mã vật tư:          Gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.

- Tên vật tư:         Tên vật tư, hàng hóa được khai báo trong danh mục Vật Tư, hàng hóa

- Đvt:                     Đơn vị tính được khai báo trong danh mục Vật Tư, hàng hóa         

- Mã kho:              Gõ tên kho nhập hàng hoá đó

- Số lượng:           Số lượng nhập hàng hoá đó

- Đơn giá:             Đơn giá nhập hàng hoá đó

- Tiền hàng:         Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ

- TK nợ:                Chương trình mặc định là TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá

- Mã dự án:  Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.

- Số đơn hàng mua: Nhập mua theo đơn hàng lập sẵn.

►  Phần Chi phí

   Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã với nhà cung cấp hàng hoá).

- TK Có:                            Là tài khoản chi trả tiền chi phí vận chuyển, lắp đặt,…

- Mã NCC:                        Là Mã nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt,…

- Tổng chi phí:                 Là số tiền chi phí

- Phân bổ tự động:           Phân bổ theo Kiểu phân bổ (1- Theo tiền hàng, 2- Theo số lượng)

►  Phần Hóa đơn Thuế:

 Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào. 

► Phần Tổng cộng:

- Cộng tiền hàng:             Tiền hàng = Số lượng * Đơn giá 

- Chi phí:                          Là tiền chi phí đã phân bổ vào tiền hàng

- Tiền Thuế GTGT:          Tiền thuế GTGT đầu vào

- Tổng tiền TT:                 Tổng tiền TT = Tiền hàng + Chi phí + Tiền thuế GTGT

          Lưu ý: 

-        Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập. Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế.

-        Nếu thanh toán bằng tiền mặt khi lưu chương trình cho phép lập phiếu chi và in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng.

Lập hóa đơn nhập mua thông qua đơn đặt mua hàng

-        Mời các bạn xem cách lập đơn đặt mua hàng trong mục 3.2.1

Sau khi Thủ kho lập đơn đặt mua hàng, nhân viên mua hàng thực hiện lập hóa đơn mua hàng như sau:

-        Chọn nút <<Chọn Đhb>> trên màn hình chứng từ

-        Nhập điều kiện lọc để lấy đơn hàng bán

-        Chọn đơn hàng mua cần thực hiện, Chương trình sẽ lấy tự động các thông tin vật tư, hàng hóa lên đơn nhập mua.

-        Nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ: ngày chứng từ, số chứng từ 

-        Nhấn <<Lưu>> để kết thúc lập hóa đơn nhập mua hàng

-        Lưu ý:            Các thông tin chi tiết trên phiếu nhập mua xuất thẳng và các thao tác Thêm, Sửa, Xóa,… tương tự cách cập nhật ở phiếu nhập mua hàng trong nước.